10 PAUTAS PARA ELABORAR UN E-MAIL EXITOSO

En el mundo actual y en medio de la cibernética, todo se enmarca en la era digital, las empresas cada vez valoran más y más el tiempo, y evitan al máximo desperdiciar hasta el más mínimo segundo. Muchas veces cuando estamos trabajando en medio de tan desenfrenada velocidad y cuando el tiempo nos abruma por su veloz transcurrir, debemos estar a la vanguardia de la tecnología y detectar mecanismos que nos perfilen como un trabajador altamente competitivo.

Todo el tiempo nos estamos comunicando interna y externamente en la compañía en que trabajemos, y esas comunicaciones hoy en día son mucho más exigentes, deben gozar de veracidad, rapidez, deben ser concretas y muy explícitas porque cada vez tenemos menos tiempo. Cuando deseamos comunicarnos con alguien vía e-mail, surgen ciertas circunstancias para desarrollar esta actividad cabalmente, es decir, son muchas las ocasiones en las que debemos escribir un correo electrónico contundente, que permita tener una retroalimentación (Feedback) de manera oportuna, ya que existe la posibilidad de no recibir respuesta a dichos comunicados virtuales.

Y es allí donde surgen las preguntas ¿Qué escribo?¿Cómo redacto mi correo electrónico?¿Habrá recibido mi correo? ¿Le gustó? ¿Fui lo suficientemente claro? ¿Le vuelvo a escribir?... entre otros. Es aquí, donde traemos unas excelentes pautas para que tengas la certeza que el e-mail corporativo que estás por desarrollar sea efectivamente rentable en términos de aprovechamiento del tiempo y calidad.

Esta es la estructura general que debe contener sus correos electrónicos:

1. Nombre y Apellido a quien va dirigido el correo electrónico, acto seguido se escribe el cargo que ocupa en la empresa, si no se tiene esta información, continúas escribiendo en Mayúscula sostenida y Negrita el nombre de la empresa. Ejemplo:

2. Como lo podemos apreciar en el ejemplo anterior, se debe realizar el respectivo saludo cordial con un buenos días, buenas tardes, buenas noches.

3. Se inicia el correo redactando claramente la presentación personal (Nombre e Institución o Empresa de quien escribe, y si puede, el cargo también), y a su vez informando detalladamente el objetivo del correo electrónico. (En el primer párrafo) ejemplo:

Soy Juan David Valencia ejecutivo comercial de la empresa CONTACTAMOS S.A., estoy interesado en invitarlo a que conozca y pueda participar de nuestros excelentes descuentos en los diferentes servicios de reclutamiento de personal que tenemos para su tan prestigiosa empresa.

4. Se redacta más adelante las especificidades de manera explícita con los puntos complementarios que se quieren mencionar, si hay lugar a ello. Por ejemplo:

5. Terminamos el cuerpo del mensaje con la conclusión del correo y agradecimientos por permitirnos enviarle dicha información y su oportuna colaboración, gestión, trámite, observaciones, apreciaciones… entre otros.

6. No podemos olvidar el despido formal del correo electrónico, como:

7. Redacte un buen asunto, Tenga siempre presente que el asunto debe ser corto, concreto, directo, puntual y que identifique claramente de qué se trata el correo electrónico; de esta forma personaliza el mensaje y luego será más fácil buscarlo en su bandeja de enviados del correo electrónico en el momento que lo requiera.

8. Tenga siempre presente en adjuntar los documentos que desea enviar, es muy molesto recibir un correo citando archivos adjuntos, y no encontrarlos dentro del mismo, cítelos textualmente en la redacción del correo, pues de esta forma el mismo motor de correos (Gmail, Yahoo…) le preguntará si ¿desea enviar el correo sin los adjuntos?.

9. Lea y Relea antes de enviar el correo electrónico, esto le evitará errores, mala ortografía y estará tranquilo de realizar un correo exitoso.

10. Por último y no menos importante, si usted depende de un superior, y está iniciando labores como practicante, debe mostrarle el correo a su jefe inmediato antes de enviarlo, para así evitar llamados de atención y tal vez su jefe se lo complemente.

Hay que aclarar que comúnmente las empresas están esquematizando su propia forma y estructura de redacción, pues usted debe estar atento a sus correos electrónicos enviados con anterioridad y analizar su propio estilo corporativo. Es necesario mantener una formalidad por un medio electrónico como el e-mail, pues más vale generar una primera buena impresión y no vaya a pecar por el informalismo, no sea que tal vez pierdas la oportunidad de atrapar una venta o un cliente en potencia.

 Si te has decidido a hacerlo, comenta y dime qué tal, cómo fue tu experiencia. Podré ayudarte a resolver alguna duda o incluso seguir escribiendo post sobre este tema si crees que es interesante. La decisión es toda tuya.

Elaborado por: Carlos Andrés Trejos G. - Master Internacional en Administración y Dirección de Empresas (MBA) | Maestría en Dirección Estratégica, Especialidad Gerencia | Especialista en Alta Gerencia | CEO Mass Media Wise